2º Examine o propósito de cada comunicação: antes de comunicar, verifique o que você realmente pretende com a sua mensagem – obter informação, iniciar ação, mudar atitudes de outra pessoa? Identifique os objetivos principais e então adapte a linguagem, tonalidade e abordagem para atender esses objetivos. Não tente alcançar muito com cada comunicação. Quanto mais específico for o foco de sua mensagem, maior a chance de sucesso.
3º Considere o conjunto físico e humano onde você vai comunicar: significado e intenção são importantes, mas outros fatores influenciam o impacto de uma comunicação. Você deve ser sensível ao ambiente onde deverá comunicar, atentando para o senso de oportunidade, o clima social, as práticas e costumes, as expectativas dos outros. A comunicação deve adaptar-se e ajustar-se ao ambiente.
4º Consulte outras pessoas para planejar suas comunicações: desenvolva com elas os fatos sobre os quais a comunicação se baseará. A consulta proporciona uma visão adicional e objetividade às suas mensagens.
5º A maneira de comunicar é tão importante quanto o conteúdo da mensagem: o tom de voz, a expressão, o humor, a receptividade às perguntas têm um efeito significativo e afetam a reação do ouvinte tanto quanto o conteúdo da mensagem. Tanto a forma como o conteúdo são importantes na comunicação.
6º Aproveite a oportunidade, quando surgir, para ajudar ou valorizar o ouvinte: A consideração pelos interesses e necessidades das pessoas (ver as coisas sob o ponto de vista do ouvinte) produz benefícios imediatos ou agrega valor às outras pessoas. Leve em conta os interesses dos colaboradores.
7º Acompanhe sua comunicação: o melhor esforço para comunicar pode ser desperdiçado se você não souber se foi bem-sucedido na sua mensagem. Pergunte, encoraje as pessoas a expressar suas reações, faça contatos de acompanhamento, ouça sugestões, verifique o desempenho posterior. Assegure-se, através da retroação, de que houve entendimento e ação resultante adequada.
8º Comunique para o amanhã tão bem como para o hoje: a comunicação não deve se restringir às demandas da situação atual, mas deve ser planejada de modo a manter consistência com objetivos a longo prazo. É como falar apenas do desempenho atual fraco a um funcionário leal e dedicado à empresa.
9º Assegure-se de que suas ações suportam sua comunicação: o tipo mais persuasivo de comunicação não é aquilo que você diz, mas o que você faz. Quando suas ações ou atitudes contradizem suas palavras, as pessoas tendem a fazer descontos. Boas práticas administrativas – como atribuição clara de autoridade e responsabilidade, recompensas pelo esforço e reforço do bom desempenho comunicam mais do que todas as pérolas do dicionário. Na comunicação, o discurso e a prática devem ser congruentes.
10º Procure fazer-se compreendido, mas compreenda também, como um bom ouvinte: enquanto você fala, ouça também e analise as reações e atitudes das pessoas. Ouvir é a mais importante, a mais difícil e a mais negligenciada das habilidades na comunicação. Ela requer que você se concentre nos significados, nas palavras não-ditas e nas expressões das pessoas. Isso ajuda a compreender melhor as coisas.
11º Mantenha um bom relacionamento interpessoal: faz parte da comunicação eficaz você se relacionar bem com as pessoas com quem você tem contato. Sorria, cumprimente, pergunte como elas vão, ouça-as com atenção, não faça fofocas, seja leal e honesto, tenha real interesse por seus colaboradores, respeite opiniões alheias, não seja irritadiço.